| ■本校ではメール配信システムを利用しています。 | |
| 18年度の小学校統合にあたり、保護者への連絡方法として、携帯電話を用いたシステムを利用できないか16年度から検討を行いました。 学校またはPTA独自で行う方法、外部に委託する方法、教育委員会等にお願いする方法など様々な形態について検討しましたが、外部委託による方法がベターであるとの結論を得、さらに詳細な調査や折衝を行いました。 そこでは4社ほどの有料メールシステムや無料のもの(1社)について検討を行い、最終的に有料の1社に決め、3つの小学校において18年度以降利用できるかどうか試行を行いました。 最終的に1社に絞った理由としては、安全性が確認できること、フレキシブルに仕様変更に対応できること、比較的安価でサービスに問題がないこと、学校の求めるシステムに一番近かったことなどが挙げられます。 △ニュータイプシステムズ △よこはまネットワーク(株) この時点では個人情報の取扱上の問題で、契約者をPTAとすることで実施しました。 試用の結果、このシステムを利用すると言うことで決定し、18年度に至ってます。 なお、18年度初めには、教育委員会、緑区役所のご尽力で、契約上の制限がほぼなくなりました。また、緑区のご厚意により、全額費用負担をしていただけることになりました。感謝申し上げます。 △横浜市緑区 |
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| (1) 連絡網について | |
| 霧が丘小学校では、ご家庭への連絡方法として、携帯電話を利用したメール配信システムを利用しています。（コンピュータ、ＰＤＡ等も利用できます。）それに伴い、従来作成していた、連絡網については、必要最小限のものにとどめ、管理することになります。 参加は任意ですが、従来の連絡網に代わるものとして運用して参りますので、できるだけたくさんの皆さんの登録をお願いします。(学区外通学の場合は承認の条件とさせていただきます） |
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| ○システムを維持する費用については緑区が負担してくださいます。 ○携帯メール受信料については参加者の負担となります。 ○参加方法は、指定したアドレスに空メールを送るだけです。なお、メールの開封確認機能を用い、メールを開いていない参加者に再送信する機能を利用できますが、個人情報の管理上、霧が丘小学校では利用しません。(再送信は行いません) ○年度中の配信システムは、翌年度4月まで運用が可能です。新システムが稼働可能になるまでの間は、こちらを利用して配信しますのでご承知おきください。移行完了後、旧データはすべて削除されます。 ○従来地区ごとに作成している電話連絡網は作成を見送ります。 ・メール配信を利用します。 ○なお、諸般の事情で参加されないご家庭については、別途電話による連絡網を作成しますので、ご了承ください。なお、留守の場合、再連絡はできませんので留守番機能の設定をお願いします。 ○学級または学年単位等で、校外学習時などに班やグループごとなどで、一時的な連絡網を作成することがあります。 ○ＰＴＡ学年学級委員会では、電話番号のみ記載した「相互連絡案内」的なものを作成します。 ・賛同された方だけの掲載となります。 |
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| (2) 利用できる方 | |
| ・本校に在学しているお子様の保護者の方、またはそれに代わる方。(遠隔地の方でも可) ・登録は、１家庭で複数のアドレスを登録してもかまいません。（母、父、家のパソコンなど。） ・システムの一部を利用して、子どもたちの安全に係わる皆さんに情報提供を行います。 （はまっこ、学童、近隣幼稚園、保育園などが対象） |
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| (3) 配信内容について | |
| メール配信システムに参加された皆さんには、様々なＰＴＡ＆学校情報を提供します。想定している配信内容は次の通りです。 ◎については、システムに参加されない方に電話でお知らせします。配信内容を選択した場合、◎のみ配信されます。 |
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| ＰＴＡから(登録した方全員へ配信。それぞれに登録が必要） ○ＰＴＡに係わる諸連絡(学年連絡) ○校外指導委員会からの連絡(地区連絡) 学校から(緊急のみ、全部のうち一方を選択） ◎防犯情報(学区内またはその周辺など緊急性の高い場合) ◎緊急災害に係わる情報（暴風、大雪、大地震、光化学スモッグなどの警報等発令時） ◎学校、学年、学級の連絡・予定変更（緊急性の高い場合） ○学校、学年、学級からの情報提供 ○行事のお知らせ(運動会などの実施の可否を含む) ○校外学習(現地情報を含む) ○懇談会、オープンスクールなどのお知らせ ○その他情報提供(緊急性のない防犯情報を含みます) オプション(希望者のみ選択) ○学校通信エクスプレス（こちらはＰＣでの登録を推奨します。） ○主なホームページ更新情報（こちらはＰＣでの登録を推奨します。） |
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| (4) 留意点 | |
| ☆発信元、内容の緊急性が表題のみで分かるように配慮して配信します。 ☆配信内容については、指定された管理者（例えば会長、校長）が承認したもののみとなります。 ☆配信内容を選択できるようにシステムを設計します。 ☆安全に関わる情報は、事実確認が行え、霧が丘小・霧が丘中で合意できた内容となります。また、個人情報に係わる内容など、不適切な内容は配信しません。 ☆緊急時だけでなく日常的に運用することにより、システムの活用を図ります。配信内容の具体的な例については、別途資料(Webでは非公開)を参照してください。 ☆このシステムは情報配信のみで、問い合わせや返信には対応できません。問い合わせについては所定のメールアドレスへお願いします。 |
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| (5) 情報の適切な管理 | |
| ・登録の仕方等、詳細は別紙(Webでは非公開)をご覧ください。これらの情報は、家庭内にとどめ置き、他者には絶対開示しないようにお願いします。配信範囲を限定するためです。 ・登録したアドレスは委託会社が個人情報保護法に基づいて適正に管理します。１年に１度（次年度の初めのシステム更新時に）配信用サーバ（配信のサービスを行う専用コンピュータ）から削除します。 |
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| (6) 名簿について | |
| 連絡網を含め一切作成しないということではありません。個人情報保護に配慮し、利用目的、利用内容、配付先等を特定した上で利用します。 学級編制名簿など、必要な名簿類は従来通り作成し、配付します。 集団登下校等に必要な名簿類は、指導に必要な範囲で作成し、配付先を特定して処置します。（住所、連絡先電話番号が含まれます） |
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| (7) 名簿・連絡網等の取扱及び処理について | |
| 名簿、連絡網等個人情報が記載されている文書について、次のようにお取り扱いいただけるよう、お願いいたします。 ・配付している名簿・連絡案内等は、学校・学年・学級やＰＴＡ活動の連絡に用いるという用途に限定して、皆様のご協力により作成したものです。ですから、個人的な依頼や伝達に用いることなど、目的外の利用はなさらないようにお願いします。 ・旧学年のもの、利用期間が過ぎたものは個人情報がわからないように細かく裁断した上で、廃棄してください。 ・名簿、連絡網等の内容に対する問い合わせ(個人情報聞き出し)などの不審な電話などには一切答えないようにお願いします。学校や公的機関からそのような行為をすることは一切ありません。 |
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